毎週の定例報告は、数字を集めてグラフを整え、コメントを添える一連の作業に思いのほか時間がかかります。この作業は「データの整形」「文章のドラフト」「解釈と判断」に分けられ、前の二つはAIが得意とする領域です。すべてを任せるのではなく、下書きまでをAIに、最終的な解釈と確認を人に、と切り分けるのが半自動化のコツです。
手順1: テンプレートと数値を用意する
まず、毎週同じ項目・同じ順番で報告するテンプレートを決めます。そのうえで、前週と今週の数値を一つの表計算ファイルなど決まった場所に集約します。項目や置き場所が毎回変わると、AIへの指示も作り直しになり、効率化の効果が薄れます。
手順2: チャットAIに差分の要約を依頼する
お使いのチャットAI（ChatGPT・Claude・Geminiなど）に、前週と今週の数値を渡し、差分の要約とコメントの下書きを頼みます。レポートの目的と文体を指示に含めておくと、毎回同じトーンで出力されます。
以下は週次レポート用の数値データです（前週と今週）。次の形式で下書きを作ってください。
1. 主要な変化点（増減が大きい項目を3つまで）
2. 各項目の一言コメント（事実ベース。原因の推測はしない）
3. 気になる異常値があれば「要確認」として指摘
文体は社内報告向けの簡潔な丁寧語。数字はデータのとおりに扱い、書かれていない値は補わないでください。
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（ここに数値データを貼り付け）手順3: 背景の解釈を人が加える
AIが作った下書きを読み、数字が動いた背景を人が補います。「受注が減った理由」などの解釈は、現場を知る人にしか分かりません。事実の要約はAIに、背景の説明は人に、という役割分担を守ると、報告の信頼性が保てます。
手順4: 指示文を保存して使い回す
うまくいった指示文（プロンプト）は、次週以降そのまま使えるように保存しておきます。毎回イチから書き直さずに済み、出力のトーンも安定します。
失敗しやすいポイント
数字が動いた原因まで、AIが推測で書いてしまうことがあります。もっともらしい説明でも、実際の事情とは違うことが多いため、背景の解釈は必ず人が確認しましょう。また、前週と今週の数値をAIが取り違えて要約することもあります。異常値や大きな変化は、AI任せにせず元データと突き合わせるのが安全です。仕組みは作って終わりではなく、テンプレートと入力ルールを固定し、続けて点検することで効果が安定します。