営業メールは、書き出しの一文で手が止まりがちです。相手の状況を思い浮かべながら失礼のない言い回しを探していると、一通に思いのほか時間がかかります。伝えたい要点さえ整理できていれば、初稿の作成はAIに任せて、人は確認と仕上げに集中する形にできます。ゼロから書くより速く、そして落ち着いた文面に仕上がります。
手順1: 伝えたい要点をメモにする
まず、誰に・何を・なぜ伝えたいのかを箇条書きにします。相手の会社名や担当者名、これまでのやり取り、提案したい内容、伝えたい要点を短くまとめておきます。ここが具体的なほど、初稿の精度が上がります。
手順2: チャットAIに初稿を依頼する
お使いのチャットAI（ChatGPT・Claude・Geminiなど）に、メモを渡して初稿を作ってもらいます。件名も一緒に頼み、文体のトーンも指定しておくと、あとの調整が楽になります。
あなたは丁寧な営業担当者です。以下のメモをもとに、送信できる営業メールの初稿を作ってください。
- 宛先：（会社名・担当者名）
- 背景：（これまでのやり取りや相手の状況）
- 伝えたいこと：（提案内容・要点）
- トーン：初めての相手にも失礼のない、落ち着いた丁寧語
件名と本文を分けて出力してください。事実が不明な項目は［要確認］と書いて、勝手に埋めないでください。手順3: 事実とトーンを人が確認する
出てきた初稿を読み、宛名や提案内容に誤りがないかを確認します。［要確認］の箇所は自分で埋めます。自社らしい言い回しや、いつも使っている挨拶に置き換えると、テンプレートっぽさが消えて自然な文面になります。
失敗しやすいポイント
AIは、渡していない情報も文脈から補って書いてしまうことがあります。実在しない実績や、確認していない価格・納期がもっともらしく入っていることもあるため、数値や条件は必ず事実と照合してください。宛名や会社名の取り違えは相手の信頼を損ねるので、送信前の最終確認を習慣にしましょう。文面のトーンも、そのまま使うと定型的に見えることがあります。一言だけでも自分の言葉に直すと、印象が大きく変わります。