月末にたまった請求書や領収書を一枚ずつ会計ソフトに転記する作業は、単調なわりに神経を使います。この作業は「記載内容の読み取りと仕訳案づくり」と「勘定科目・税区分の最終判断」に分けられ、前半はAIに下書きを任せられます。人は確認と確定に集中する、という切り分けにすると、転記ミスを減らしながら時間を短くできます。
手順1: 書類の内容を用意する
まず、請求書や領収書の記載内容を手元にそろえます。画像を読み取れるAIならそのまま渡せますが、そうでなければ、日付・支払先・金額・但し書きを短くテキストに書き出しておきます。自社でよく使う勘定科目の一覧も用意しておくと、下書きの精度が上がります。
手順2: チャットAIに仕訳の下書きを依頼する
お使いのチャットAI（ChatGPT・Claude・Geminiなど）に内容を渡し、仕訳の下書きを表形式で頼みます。勘定科目は「候補」として出させ、断定させないのがポイントです。
以下は経費の領収書の内容です。会計ソフトに入力するための仕訳の下書きを、表形式で作ってください。
列：日付／借方の勘定科目（候補）／貸方の勘定科目（候補）／金額／摘要
- よく使う勘定科目：（消耗品費、旅費交通費、会議費 など自社の一覧）
- 勘定科目と税区分は「候補」として示し、判断に迷う場合は「要確認」と明記してください
- 書かれていない金額や日付は補わず、「不明」と書いてください
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（ここに領収書の内容を貼り付け）手順3: 勘定科目と税区分を人が確認する
出てきた下書きを、原本と一つずつ照らし合わせます。特に勘定科目の割り当てと税区分（課税・非課税・軽減税率など）は、AIの候補をそのまま使わず、自社の会計ルールに沿って人が判断します。「要確認」「不明」の箇所は必ず埋めます。
手順4: 会計ソフトに入力し、責任者が確定する
確認が済んだ下書きを会計ソフトに入力します。最終的な仕訳の確定は、経理責任者や税理士のチェックを経てから行います。AIはあくまで下書き係であり、税務上の判断を任せる相手ではありません。
失敗しやすいポイント
一番危ういのは、勘定科目や税区分の判断までAIに委ねてしまうことです。もっともらしい候補でも、自社の処理方針や税務上の扱いと合っているとは限りません。仕訳の正しさは決算や納税に直結するため、税務の判断はAIに任せず、経理責任者・税理士の確認を必ず通してください。また、AIは読み取れなかった金額や日付を推測で補うことがあります。数字は必ず原本と突き合わせ、少しでも不一致があれば下書きを直してから入力しましょう。